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Rapport de Martin – Partie 2

Le 14/03 J’entame la troisième semaine de formation d’Eveline.

Le menuisier devrait commencer la construction des étagères et de l’armoire cette semaine pour normalement une installation prochaine. La saison des pluies approchant, nous arrivons à la conclusion qu’il est urgent de se procurer des produits d’entretiens pour réaliser un grand ménage et des poubelles à couvercle ainsi que d’installer des grillages aux fenêtres et aux deux portes extérieures pour lutter contre les nuisibles et particulièrement les moustiques.

En ce qui concerne les membres du Bureau du Comité de Gestion ils n’ont toujours pas pu se réunir pour l’élection. Lors de la consultation sont abordés les points suivants :

-La formation d’Eveline : Une formation qui se passe bien avec une « stagiaire » très investie.

-Le compte de résultats : Le compte de résultat doit être fait tous les 26 du mois en présence de l’équipe du Centre de Santé, du Trésorier et du Président du Comité de Gestion.

-Les achats et les aménagements pour le centre de santé : Le Président insiste sur l’aspect sécurité et le besoin de disposer d’un coffre et d’une armoire sécurisée pour la caisse de la Matrone et de renforcer les portes extérieures. J’invite les membres du Comité de Gestion à réfléchir rapidement au financement, à lever leurs propre fonds et comme, cela avait été dit en février d’effectuer un appel à la population pour d’éventuels dons ou participations

Le 16/03 je rapporte à Eveline l’entretien de la veille avec le Comité de Gestion. J’insiste sur le compte de résultat à effectuer chaque 26 du mois et donc de l’’importance de bien suivre toutes les dépenses, les achats de médicaments et de consommables via la chaîne d’approvisionnement de la DDS, mais également les achats de fournitures de bureau et les frais de déplacement. L’après-midi avec Eveline et Kokou KOHOE (secrétaire et accompagnateur de la NVM-Togo) nous nous rendons à Keve afin d’y rencontrer l’Assistante Médicale-Responsable du Centre Médico-sociale (CMS), Madame Ayele ODOU. Ainsi nous aurons vu les trois acteurs de la chaîne d’approvisionnement dont le Centre de Santé d’Avedome dépend.

Elle nous inique qu’il serait bon de pouvoir réfléchir à la manière de brûler en toute sécurité les déchets médicaux (hors objets tranchant et piquant) avant enfouissement. Egalement l’importance de trouver une méthode optimale pour la décontamination des ustensiles médicaux.

Le 17/03 je demande à Eveline d’écrire et de me résumer l’entretien avec la Responsable du CMS. Ce n’est pas évident pour la jeune Gestionnaire car c’est son premier rendez-vous professionnel mais je lui dis qu’il est important qu’elle puisse se positionner comme un véritable interlocuteur.

Le vendredi 18/03 pour la fin de la troisième semaine de formation, Eveline fait des exercices pratiques sur les niveaux de stock ainsi que sur les différents outils de gestion et de suivi

Ce lundi 21/03 Eveline fait des révisions et des exercices de compréhension sur les fonctions essentielles de la Gestion et de l’approvisionnement. En effet ces révisions me permettent de m’assurer qu’elle intègre bien ces notions essentielles.

Le lendemain j’en profite pour discuter avec Eveline du fameux compte de résultat à réaliser en fin de semaine. Je lui rappel l’importance de tenir sur son registre toutes les dépenses portées à sa connaissance. Ensuite je sensibilise Eveline sur la nécessité de réaliser de temps en temps des évaluations afin qu’elle s’inscrive dans une démarche d’amélioration continue et ainsi rendre compte et proposer des solutions aux différents partis prenantes et plus particulièrement au Comité de Gestion. Ainsi nous rédigeons une fiche d’évaluation simple avec trois colonnes (Quoi, Observations, Recommandations). Je lui demande de noter ses observations et commentaires sur ce qu’elle estime à modifier, réparer ou améliorer à l’extérieur et autour du Centre de Santé. Elle remarque les mauvaises herbes et la nécessité de les enlever, le petit pont pour se rendre au Centre trop petit et pas assez solide, des seringues usagées dans le trou d’incinération (utilisé par la Matrone) ainsi que des parties du mur à réparer. Je lui explique qu’à travers cet exercice elle doit se positionner à moyen terme comme interlocutrice crédible auprès de la Matrone et du Comité de Gestion et comme actrice du développement du Centre de Santé.

Le 23/03 j’organise une séance de travail avec la Matrone. Nous abordons le compte de résultat du 25/03 et je lui pose des questions concernant le prochain inventaire et la commande que je vais réaliser avec Eveline le lundi 28 mars. J’appel l’Infirmier de Yometchin pour l’informer que nous lui remettrons le bon de commande au plus tard le 29/03, je lui communique mon numéro de téléphone afin qu’il puisse désormais passer par Eveline ou moi en ce qui concerne l’approvisionnement et plus par la Matrone. Dans l’après-midi je rencontre le Président du Comité de Gestion, j’en profite pour lui demander de vive voix la possibilité de réaliser le compte de résultat vendredi 25/03 au matin.

Le jeudi 24/03 j’informe Eveline que les étagères et l’armoire n’arriveront finalement pas cette semaine mais en début avril soit après la commande. Cela me permet de travailler avec elle sur la gestion de l’imprévu. En effet je lui indique que son activité nécessite souplesse et anticipation. En ce qui concerne notre cas nous avons alors prévu de faire un inventaire complet le 28/03 et de se rendre à Yometchin pour remettre à l’Infirmer, le bon de commande au plus tard le 29/03. Puis, dès que les étagères seront installées dans le bureau de la Gestionnaire, il faudra y transférer le stock et faire un inventaire afin de déterminer pour chaque produit le niveau de stock initial et de le noter sur chaque fiche de stock correspondante. 
Et ainsi de gérer les flux physiques, à savoir les sorties et les entrées

Le lendemain la Gestionnaire, la Matrone, le Président du Comité de Gestion sont réunis au Centre de Santé pour réaliser le compte de résultat. 
Toutes les parties collaborent et nous parvenons à réaliser le premier compte de résultat. J’invite le Président du Comité de Gestion à un entretien dans le bureau de la Gestionnaire afin d’aborder les achats et les réalisations urgentes en termes d’hygiène et de sécurité. Je fais comprendre au Président que nous attendons que le Comité de Gestion propose des solutions 
concrètes, il faut mettre les idées en pratique. Nous convenons la nécessité d’une réunion où seront conviés les membres du Comité de Gestion ainsi que la Matrone et la Gestionnaire. Le rendez-vous est fixé pour le mercredi 30/03

Le lundi 28/03 avec Eveline nous réalisons dans le bureau de la Matrone le premier inventaire complet pour la passation de commande. A l’aide de la liste standard je contrôle le stock, l’état et la date d’expiration pour chaque produit pendant qu’Eveline note sur la feuille de comptage.

Le lendemain nous passons la commande d’achat. Selon l’inventaire et les niveaux de stock il est convenu de commander 30 produits via la chaîne d’approvisionnement et 1 produit via le trésorier du Comité de Gestion. Ensuite est organisé avec le Président et le Trésorier du Comité de Gestion le calcul du coût total. Ils s’entretiennent avec la Matrone et finissent par valider la commande. Dans l’après-midi je me rends avec le Président à l’USP de Yometchin pour remettre le Bon de Commande à l’Infirmier.

Il est convenu d’utiliser le bon de commande officiel ; Pour la désignation certains noms de produits doivent être écrits avec leurs dénominations complètes en indiquant systématiquement la forme galénique. Enfin, en ce qui concerne la quantité il ne faut pas indiquer le nombre de « boite » mais le nombre de comprimés ou ampoules

Le mercredi 30/03 se tient la réunion. 
J’invite le Président à nous communiquer ce que le Comité de Gestion compte mettre en place. Il m’informe qu’il doit s’entretenir avec le trésorier afin de faire les achats au marché très rapidement. Il s’agit du sceau avec couvercle, des poubelles avec couvercle et autres produits d’entretien.

Le Lundi 04 / 04 nous terminons de renseigner les informations sur le « rumeur » avec les clarifications et précisions de la Matrone sur la dénomination de certains médicaments. Dans le même temps la Matrone m’informe que le menuisier est passé samedi dernier pour prendre les mesures des fenêtres et des portes extérieures dans l’optique de réaliser les cadres pour les grillages anti-nuisibles. J’appel le menuisier pour l’informer que les grillages vont être remis au trésorier pour mise à disposition.

Mardi, Eveline révise la notion d’inventaire. Ensuite dans le cadre d’une visite du Centre de Santé prévue le lendemain, j’invite Eveline à parler de son activité et des réalisations en cours ; Elle se présente et parle de son poste puis m’invite à visiter l’extérieur et l’intérieur du Centre de Santé tout en m’informant des futurs changements relatifs à l’hygiène et à la sécurité.

Ce mercredi 06/04, Charlotte, une bénévole française d’AIME et un volontaire togolais de la NVM sont venus au Centre de Santé.

Le lendemain nous travaillons sur l’oral et la prise de parole en publique. Ensuite j’aborde la nécessité de réaliser rapidement, dès la semaine prochaine un désherbage autour et surtout derrière le centre. Une attention particulière est portée sur le petit trou creusé par la Matrone envahie par les herbes où ont notamment été jetées des seringues usagées donc dangereuses

Ce vendredi 8/04 j’appel le menuisier pour savoir si les étagères et l’armoire vont arriver ce jour comme convenu. Il me dit qu’il est souffrant et qu’elles seront installées lundi 11/04 dès 9h00. Je me permets de lui dire que ce n’est pas la première fois que la date est reculée et que cela nous met dans l’embarras.

Président du Comité de Gestion vient nous rejoindre nous informe que la réalisation de cadres avec grillages pour lutter contre les nuisibles est en cours et que les achats concernant l’hygiène vont pouvoir se faire dès samedi voire plus tard la semaine prochaine. J’attends que les déclarations soient suivies des faits. J’aborde la question du désherbage, le Président va mobiliser des forces humaines et les outils pour le réaliser dès le lundi matin.

Je vois Eveline de plus en plus concernée et impliquée dans son rôle de Gestionnaire, désormais elle travaillera en semi-autonomie.

Voici le rapport numéro 3 !