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Rapport de Martin – Partie 1

 

A mon arrivée au village d’Avédomé, le 17 Février 2016, je suis accueilli par le chef du village et le Comité Villageois de Développement, et dès le lendemain je rencontrais l’infirmière Antoinette SOKPA, communément appelée la Matrone. Dans un premier temps, j’ai évalué la situation actuelle à savoir observer et réaliser des entretiens, afin de mettre en place une méthodologie et accompagner le changement.
J’ai ensuite eu la visite d’un des membres du Comité de Gestion, qui assurent la supervision du centre de santé. Ils m’ont présenté un jeune homme de formation infirmier afin qu’il devienne le futur Gestionnaire.

Quelques jours plus tard, je réalise ma première séance de travail avec la Matrone, en lui posant des questions sur son activité médicale ainsi que sur la gestion actuelle des produits. Je décide ensuite de présenter à la Matrone un outil de suivi/gestion que je compte mettre en place, à savoir une fiche de demande interne permettant la sortie du stock des produits demandés par la Matrone pour une mise à disposition par le Gestionnaire. Nous réfléchissons également à installer des grillages aux fenêtres et une « garde » à la porte pour lutter contre les nuisibles et reptiles.
Il est également prévu de s’entretenir avec le comité sur la nécessité de convenir d’un budget nettoyage (poubelles à couvercle : produits d’entretien). En ce qui concerne la sécurité, il est important de se prémunir du vol et de l’intrusion, nous pensons à installer des barres de fer avec cadenas et de disposer d’une armoire à clé pour les produits rares et/ou chers. Pour la prévention de l’incendie, des sceaux de sable à couvercle pourront être disposés près des portes. Enfin pour ce qui est de la gestion des déchets médicaux la Matrone les brûle dans un trou dehors, bien qu’elle ne soit pas rassurée de cette méthode, et demande une solution.

Ensuite, je rencontre les membres du Comité de Gestion qui me font part d’une nouvelle. Ils n’ont pas les fonds nécessaires pour assurer un salaire au nouveau Gestionnaire, et préfèrent alors nommer un jeune du village. Le jeune homme de formation infirmer n’est donc plus d’actualité. Ensuite sont abordés d’autres sujets et j’apprends qu’une pièce pourra être aménagée dans le centre de santé pour y installer le bureau du futur gestionnaire et la stockage des produits.

Le 23 Février, une importante séance de travail est réalisée avec la Matrone. L’objectif étant de récolter les éléments me permettant de réaliser une liste standard des produits afin de mettre en place et d’expérimenter une stratégie d’approvisionnement. A mon arrivée, je vois une femme allongée sur le lit au fond de la pièce. La Matrone m’informe alors qu’elle a accouché la nuit dernière et qu’elle se repose avec son bébé. Et ce n’est pas tout, notre entretien est ponctué par la venue de nouveaux patients : une petite fille pour un test paludisme, un homme âgés pris en charge suite à une chute, puis une femme enceinte et quatre mères et leurs enfants. J’ai ainsi pu me rendre compte de la nécessité d’aménager un espace adapté et sécurisé permettant les soins et la vaccination.

Cette séance de travail traite ensuite de l’entretien sur les acteurs et les mouvements logistique et transport constituant la chaine d’approvisionnement. Nous abordons également le calendrier de passation de commande, de la comptabilité et des rapports.

J’ai rencontré l’Infirmier d’Etat, Monsieur Komlanvi KPASSEGNA, dont le centre d’Avédomé dépends en ce qui concerne la passation de commande, l’achat et l’approvisionnement des produits. Il m’informe alors qu’une commande par mois est réalisée. Il est alors nécessaire de m’adapter à cette réalité et de prévoir suffisamment de produits lors de la passation de commande avec une attention particulière pour les produits avec une plus grande fréquence d’utilisation.

Je fais également part au Comité de cette entrevue avec l’infirmier d’Etat et de sa requête de disposer d’un endroit adapté pour la vaccination avec à proximité un pèse bébé mural. Enfin, j’aborde la nécessité de disposer dans le bureau de la Matrone, d’un coffre ou petite armoire sécurisée pour la caisse. Les membres du Comité m’informent qu’ils avaient déjà réfléchit sur ces points. L’échange à été très positif.

Le 29 février, c’est l’arrivée de la stagiaire Gestionnaire. Elle se nomme Eveline HODOR. Nous commençons sa formation et abordons les niveaux de stock avec exercices. Ensuite nous étudions la chaîne d’approvisionnement propre au district sanitaire de l’Avé. L’après midi nous abordons l’inventaire et nous faisons une première lecture de la méthodologie avec une présentation des différents outils de gestion et de suivi.
Quelques jours plus tard, je retrouve Eveline et lui remets un classeur avec la méthodologie, les fiches métier et chaîne d’approvisionnement, les explications sur les formes galéniques ainsi que les outils de suivi. Nous travaillons sur les fonctions approvisionnement et gestion de stock avec l’appui des schémas et des illustrations.

Le lendemain j’organise une séance de travail pour Eveline sur les formes galéniques et leur voie d’administration avec un exercice d’observation des différents produits présents dans le bureau de la Matrone. Je lui pose des questions sur les différents outils de gestion et de suivi ainsi que sur le calendrier des tâches. Je constate alors qu’Eveline est de plus en plus en confiance et s’investit d’avantage chaque jour.

Quand la première semaine de formation s’achève , je remets à Eveline une copie d’un guide élaboré par l’Unicef et l’OMS intitulé « Principes directeurs applicables au stockage des médicaments essentiels et autres fournitures médicales ». Je lui explique l’importance de ce document qui donne des informations et des méthodes de gestion et de stockage adaptées aux structures de santé, comme celle d’Avédomé.

Le 5 Mars, je me rends à Aného pour le week-end et ai l’opportunité de rencontrer en son palais le Roi de la ville Togbé Ahuawoto Savado Zankli LAWSON VIII. Il a fondé la clinique de la ville et est intéressé par la méthode que je mets en place à Avédomé. Il me remet sa carte que j’ai par la suite transmise au Président Agbemafle DOSSOU de la NVM Togo pour qu’il puisse prendre contact et développer le réseau de son association.

La formation reprend le 8 Mars. Une grosse pluie est tombée toute la matinée et nous devons gérer un premier problème. Une fuite d’eau s’est déclarée dans le bureau de la Matrone au dessus de son bureau. Une bonne partie de ses documents de travail sont mouillés. J’en profite alors pour sensibiliser Eveline sur sa future et très prochaine mission, elle devra contrôler l’infrastructure et déclarer tous problèmes.
Le lendemain, nous travaillons sur les fiches de stock avec la liste des produits à l’appui. Ensuite, nous avons une séance de travail avec la Matrone et la Gestionnaire en formation sur le compte de résultat mensuel.
En ce qui concerne les « petits achats » et les frais de transport la Matrone fait une demande auprès du Trésorier du Comité de Gestion qui fait lui-même les achats ou rembourse les frais de transport. Il est prévu de demander au Trésorier de mentionner le coût et de rapporter les factures afin que la Gestionnaire et la Matrone suivent ces dépenses pour la réalisation du Compte de résultat en chaque début de mois à date fixe.

Le 10 Mars, nous reprenons notre travail sur les fiches de stock. Les 44 fiches produit sont renseignées. Je remets alors à Eveline le classeur avec ces 44 fiches suivi des mouvements d’entrée et de sortie des médicaments, fournitures et consommables médicaux.

A la fin de la deuxième semaine de formation, nous faisons la liste des produits et des équipements nécessaires en termes d’hygiène, de sécurité et de gestion des déchets médicaux. A savoir la partie Infrastructure et Environnement pour le développement du Centre de Santé. Je sensibilise Eveline sur l’importance de réaliser ces changements et je l’informe qu’une consultation est prévue sur le sujet avec les membres du Comité de Gestion. Il sera notamment abordé la date des achats et / ou de réalisation des travaux ainsi que la répartition financière entre le Comité de Gestion du centre de Santé et la NVM-Togo.
Des la fin du mois, il est prévu de faire un inventaire complet et de passer commande auprès de l’Infirmer d’Etat.

Voilà pour mon premier mois au centre de santé d’Avédomé. Le projet avance bien !

Voici le rapport numéro 2 !