Mission: Togo 2016

Rapport de Martin – Partie 3

Ce lundi 11/04 Eveline organise le désherbage avec la Matrone et quelques enfants volontaires. Plus tard dans la matinée les étagères et l’armoire sont réceptionnées. Nous allons pouvoir réaliser le transfert de stock, déterminer les stocks initiaux et effectuer la première sortie interne de produits via le Bon de Sortie. Je reçois un appel de l’Infirmier de Yometchin concernant l’arrivée de la facture pro forma de la commande du 29/03. Il m’indique que le coût total est de 84 000 FCFA et l’indisponibilité de certains produits. Cette somme doit lui être remise pour validation et déclencher l’acheminement des dits produits.

Le lendemain la Matrone est absente. J’en profite pour organiser une séance de travail avec Eveline afin que l’on puisse bien s’organiser pour le transfert et la gestion de stock à réaliser le lendemain. Voici ce qui est prévu :

  • Sensibilisation de la Matrone et rappel de la nouvelle organisation.
  • Réalisation d’un inventaire pour déterminer les stocks initiaux de chaque produit.
  • Transfert de stock dans le bureau de la Gestionnaire pour classement, contrôle et inscription des stocks initiaux sur les fiches de stocks correspondantes.
  • Expérimentation du Bon de Sortie avec la Matrone pour mise à disposition d’une quantité adaptée de produits dans le bureau de celle-ci.

Mercredi 13/04 nous attendons l’arrivée de la Matrone pour réaliser le transfert et expérimenter la nouvelle méthode. Nous sommes rejoint par le Président du Comité de Gestion qui nous annonce qu’il n’a pas réussi à rencontrer le Trésorier, lequel rencontre des problèmes personnels, et qu’à cet effet les achats de produits d’entretien vont accuser un certain retard. Je lui demande ce qu’il en est de la commande s’élevant à 84 000 FCFA et devant être réglée. Il m’informe que le problème est le même, c’est le Trésorier qui dispose des fonds et sans son accord aucune transaction n’est possible. Je fais part de mon inquiétude et signifie au Président qu’il est très compliqué qu’un projet important comme la bonne conduite d’un Centre de Santé dépende d’un seul homme ne pouvant, du moins pour le moment, assumer pleinement son rôle. Le trésorier aurait dû communiquer sur le fait qu’il n’est pas en mesure de remplir sa fonction et transmettre les fonds au Président pour éviter notamment le blocage de la facture pro forma retardant la livraison des médicaments.

Le président m’informe qu’il va se rendre chez le Trésorier. La Matrone finit par arriver. Avec Eveline nous allons pour s’entretenir avec elle. La Matrone me fait part que désormais elle veut que tous les produits restent chez Eveline, la Gestionnaire. Je comprends très vite que la Matrone ne veut plus assumer la fonction vente des soins et des médicaments qui lui revenait jusqu’alors. Je lui rappelle qu’ensemble nous avions déterminé la séparation des métiers, il était clairement stipulé que la Matrone conservait la fonction Vente quand la Gestionnaire endossait notamment les fonctions Approvisionnent et Gestion de Stock. Elle a également été sensibilisée à l’outil partagé du Bon de Sortie pour que la Gestionnaire puisse mettre à disposition une quantité suffisante de produits dans son bureau, lui permettant ainsi de continuer à faire les prescriptions et les ventes des soins et des médicaments.

La Matrone était clairement d’accord mais il semble qu’elle profite de l’arrivée d’Eveline pour se décharger des ventes. Ce constat est partagé par le Président du Comité de Gestion. Eveline n’est pas en mesure d’assumer la responsabilité de ventes et compte tenu des ressources humaines actuelles et des moyens financiers limités du Comité de Gestion il n’a jamais été prévu pour le moment de recruter une troisième personne à la comptabilité interne et à la gestion des ventes. La Matrone me montre ses limites et je m’en remets au Président du Comité de Gestion. Celui-ci est allé aussitôt s’entretenir avec le Chef du Village d’Avedome. Avec Eveline, nous réalisons tout de même l’inventaire, le transfert de stock et le Bon de Sortie pour mise à disposition d’une partie des produits dans le bureau de la Matrone (sans la collaboration de cette dernière). Le Président du Comité de Gestion revient et m’informe que le Chef ne comprend pas l’attitude et le désaccord soudain de la Matrone quand tout avait été clairement décidé, dès Février, entre toutes les parties prenantes du projet. Il est convenu que le Président et le Chef s’entretiennent avec la Matrone pour tenter de résoudre cet imprévu afin d’éviter que cela se transforme en véritable crise.

Vendredi, je rencontre le Trésorier qui m’informe qu’il s’est rendu la veille directement à Asahoun auprès de la Direction du Distrct Sanitaire pour remettre la somme de la facture pro forma et ainsi déclencher la livraison. Les produits médicaux arriveront prochainement. Ensuite, je me rends au Centre de Santé pour m’entretenir avec Eveline sur le problème survenu avec la Matrone. Elle me fait part de ses inquiétudes et de la difficulté qu’elle aura à travailler dans ces conditions. Je la rassure en lui confirmant qu’elle fait du très bon travail et que le Comité de Gestion reconnaît son implication.

Lundi 18/04 je fais avec Eveline un point sur la commande et la livraison. Pour rappel le 29/03 nous avons passé commande auprès de l’Infirmier de Yometchin. Le 11/04 au matin ce dernier nous a informé que la commande était prête à Lomé et qu’il fallait régler la somme de la facture pro forma après validation. Le trésorier était absent et injoignable ce qui a provoqué un retard de 3 jours. Le 14/04 le Trésorier a réglé la somme de la facture à Asahoun et depuis nous sommes dans l’attente de la livraison. De plus, suite à l’incident survenu avec la Matrone il est décidé de changer quelque peu le process concernant le Bon de Sortie. Désormais, dès réception de commande ou besoin, la Gestionnaire remplie le Bon de sortie et met à disposition une quantité suffisante chez la Matrone en s’appuyant sur un inventaire et les niveaux de stocks. Il sera seulement demandé à la Matrone de signer pour accuser bonne réception ou mise à disposition.

Le lendemain j’appelle l’Infirmier de Yometchin qui m’informe que la commande est livrée et que nous pouvons venir la chercher dès maintenant. Avec Eveline nous partons en taxi moto à L’USP de Yometchin. Dès notre arrivée nous somme accueilli par l’Infirmier et nous entamons la réception et le contrôle de notre commande.

  1. Contrôle documentaire et financier : L’infirmier nous remet la commande initiale avec des notations ainsi que les deux factures. Les factures regroupent également la commande de Yometchin, nous faisons la distinction et recalculons les montants en rapport avec les quantités demandées. Certains produits sont indisponibles ou en quantité inférieure et ont été ajoutés au coût total lors de la facture pro forma. Deux produits ont également été facturés et ne sont pas présents dans la commande, l’infirmier nous informe qu’ils seront normalement livrés plus tard, dans le cas contraire la somme sera remboursée.
  2. Contrôle physique : Nous vérifions la quantité ainsi que la date d’expiration et l’état général des produits.
  3. Retour au Centre de Santé d’Avedome pour classement par ordre alphabétique et selon la forme galénique puis contrôle de la qualité.
  4. Elaboration du Bon de sortie, mise à disposition et classement dans le bureau de la Matrone.

Nous faisons un point, en compagnie du Président du Comité de Gestion, sur le prochain compte de résultat, les prix des produits et sur les achats relatifs à l’hygiène. Enfin, le Président m’informe qu’il a élaboré une liste de produits d’hygiène, il m’annonce qu’il a pu se procurer quelques produits d’entretien et que le reste sera acheté dès samedi prochain.

Mercredi 20/04 Eveline renseigne sous ma supervision les fiches de stock pour chaque produit reçu. Ensuite elle inscrit sur le document de Gestion des Achats le prix unitaire et le montant de chaque produit ainsi que la date de réception de la commande. Cet outil permet un suivi et une lecture claire lors de la réalisation du compte de résultat. Après avoir terminé le suivi, une séance de travail est organisée avec la Matrone.

Je lui précise que suite à l’incident du 13/04 j’ai préféré prendre mes distances et voir comment les choses allaient évoluer. Constatant l’apaisement je lui signifie que nous pouvons repartir sur de bonnes bases. Je lui montre la commande et l’informe des produits non disponibles. Je lui expose ensuite le Bon de Sortie tout en listant les produits et les quantités que l’on a classés sur ses étagères. Je lui demande d’approuver le Bon de Sortie, elle y inscrit son nom et la date de mise à disposition (le 19/04).

Le lendemain je demande à Eveline de réaliser un Etat des lieux/évaluation au sujet de nos dernières observations hygiène et sécurité du Centre de Santé (et des zones de stockage en particuliers). En effet mardi 19/04 nous avons trouvé un nid d’adzadza (un insecte) sous le bureau de la gestionnaire, que nous avons détruit. Ensuite lors de la mise à disposition des produits dans le bureau de la Matrone nous avons remarqué la présence d’excréments de chauves-souris sur les étagères du haut à proximité des médicaments, cela est récurrent et constitue un risque de contamination. En plus de ces deux constats, il y’a les cartons (servant de poubelles) peu vidés, attirant diverses insectes et lézards. Il en résulte qu’il faut réaliser de toute urgence un grand ménage et installer les fameux filets/grillages anti nuisibles aux fenêtres et aux portes extérieures. De plus nous mentionnons l’état de la poignée et des vis de la porte principales lesquelles sont rouillées. J’appelle le Président du Comité de Gestion, je lui demande de venir avec le Trésorier le lendemain matin pour un entretien afin qu’ils puissent se rendre compte de l’insalubrité et ainsi accélérer le mouvement. J’insiste sur la présence du Trésorier qui a peu été impliqué ces derniers temps.

Ensuite je fais avec Eveline une vérification des prix à l’achat. Je constate 2 erreurs et 4 fluctuations de prix.

Ce vendredi 22/04 nous recevons le Président qui nous informe que le Trésorier n’est pas sûr de venir. Les absences de ce dernier sont récurrentes démontrant un manque d’implication flagrant. Il est nécessaire de gérer ce problème. Commun accord avec le Président nous décidons de penser sérieusement à l’éventualité de révoquer le Trésorier en référence à l’article 2 de la Charte du Comité de Gestion (« Les membre … peuvent être révoqués à tout moment en cas de faute grave prouvée dans l’accomplissement de leurs missions respective »). Un document a été rédigé à cet effet. Le Président se verrait transférer la totalité des fonds de gestion et endosserait la fonction de Trésorier quand la Vice-présidente, Madame Wono ADOKANOU, celle de Présidente. Ceci de manière temporaire et exceptionnelle adaptée à la situation présente, en attendant la tenue d’élections des membres de bureau.

D’ailleurs ces élections deviennent assez urgentes, en effet le Président me signifie que depuis le 13/04 le Secrétaire Kokou TRETOU n’est plus disponible. Quant au Conseiller Monsieur Kokou KALE, il a donné sa démission le 15/04. Le Trésorier finit par arriver avec 2 heures de retard. Tout en lui montrant la charte, je lui explique la situation. Après une discussion, il explique qu’il veut rester le Trésorier et que grâce à mon recadrement il prend pleinement conscience de l’importance de son rôle, il promet d’être davantage impliqué. Une fois la situation réglée, avec Eveline nous leur rendons compte de la présence de nuisibles et de l’état de l’hygiène dans le Centre de Santé. Ils nous assurent que les choses vont se mettre rapidement en place. Enfin nous abordons le compte de résultat pour le 26/04 et convenons de se réunir ce jour à 8h00.

Ce lundi 25/04 je demande à Eveline de préparer le compte de résultat et les questions à poser au Comité de Gestion et à la Matrone. Elle prépare ensuite l’inventaire qui sera également effectué le lendemain.

Le lendemain, le Président et le Trésorier arrivent à l’heure. Ils viennent avec deux grandes poubelles à couvercle de couleur différente, du détergent et un grand chiffon pour les étagères. Ils m’informent qu’ils vont ramener le reste bientôt. En ce qui concerne les filets/grillages anti-nuisibles ils ont du mal à contacter le menuisier. A ma surprise le Président a convoqué les autres membres du Comité de Gestion, une petite réunion s’improvise ainsi. Nous nous mettons d’accord pour une réunion formelle le jeudi 28/04 à 14h00 afin d’aborder la tenue prochaine des élections et de sensibiliser toutes les personnes concernées à la Charte. Il est également prévu d’aborder les décisions et les avancées en termes d’achat et réalisation pour l’hygiène et la sécurité. Ensuite nous nous réunissons avec le Président, le Trésorier et le Secrétaire dans le bureau de la Matrone pour le compte de résultat.

Je vois bien que cette dernière n’est pas encline à une collaboration optimale. J’essaye d’aller à l’essentiel pour éviter un autre conflit. Dans la partie salaire il est rajouté 10 000 FCFA pour la Gestionnaire. C’est un bon début. Cette décision du Comité de Gestion est récente et vient à point nommer dans une période marquée par des tensions et la gestion des imprévus. Eveline se voit récompenser, elle est plus motivée pour l’avenir. Après calcul il en ressort une perte de – 53 521 FCFA. Les ventes de la Matrone ont été de 68 400 F et les dépenses de 121 921 F.

Le Président me signifie qu’il y’a des fonds pour les prochaines dépenses. Enfin Eveline fait l’inventaire avec une certaine autonomie. La prochaine commande est dite de réajustement, elle compte 14 produits dont 6 réenclenchés, non disponibles lors de la dernière commande. Le lendemain, mercredi 27/04, étant férié pour la fête de l’indépendance, je demande au Président de prendre rendez-vous avec Eveline dans l’après-midi pour valider la commande et la remettre à l’Infirmier de Yometchin. Je souhaite ne pas être présent pour la remise de la commande afin qu’Eveline puisse s’inscrire pleinement comme Gestionnaire et être considérée comme véritable référente de la Case de Santé d’Avedome.

Eveline a pu faire confirmer la commande par la Matrone et la faire valider par le Trésorier et le Président du Comité de Gestion. L’Infirmier a salué la qualité du document.

Jeudi 28, la réunion prévue avec le Comité de Gestion n’a pu avoir lieu en raison de l’absence de ses membres.

Le lendemain j’ai un entretien avec le Président du Comité de Gestion. Il me fait part de son désarroi devant le manque de sérieux de certains mais ne baisse pas les bras. Il énumère les points qu’il faut rapidement soulever : la prise de connaissance et la validation de la charte ; l’organisation et la tenue de prochaines élections, l’arrêt d’une date en Mai pour la réalisation du trou d’enfouissement et d’un trou plus petit, de calcination. En ce qui concerne la gestion des déchets il est utile de préciser qu’il en existe plusieurs :

  • Les déchets métalliques (les aiguilles (séparée des seringues) usagées doivent être collectées dans une boîte de sécurité et font l’objet d’un ramassage mensuel d’une voiture du District Sanitaire de l’Ave).
  • Les flacons de verre de « format ampicillines » sont entassés dans un carton puis récupérés par des revendeurs.
  • Le verre (ampoules et bouteilles de sirop) est disposé dans un carton pour être broyé.
  • Les déchets dangereux et combustibles (seringues, gants, coton, mouchoirs avec du sang ou liquide séminal) doivent être jetés dans une poubelle spécifique, à couvercle.
  • Les déchets dits « classiques » sont jetés dans d’autres poubelles à couvercles présentes dans les bureaux.

Nous parlons également de la Matrone, de son manque de volonté à collaborer. Il pense très sérieusement à la possibilité d’un licenciement de la Matrone si cette dernière ne part pas d’elle-même ou continue de compromettre l’organisation et de ne pas respecter certaines consignes. Je le suis dans son raisonnement.

Dimanche 01/05 les filets anti nuisibles ont été installés aux 9 fenêtres, ce qui est une très bonne chose.

Lundi 02/05 Eveline renseigne le « Rumeur » pour la période du 26/03 au 25/04, le document de suivi des consommations journalières. Pour ce mois elle a pu noter les stocks initiaux pour chaque produit en s’appuyant sur l’inventaire du 28/03. En ce qui concerne les filets anti nuisibles, Eveline remarque que les insectes sont moins présents.

Le lendemain Eveline réalise un ménage dans son bureau avec eau et détergent malgré le fait que le Trésorier n’a pas encore acheté un balai long manche adapté. La Gestionnaire a bien compris qu’un bon nettoyage limitait la présence de nuisibles dans ce lieu de stockage. Le Trésorier a apporté 2 bidons qui pourront être utilisés comme conteneur d’eau ou encore sceau pour le ménage.

Mercredi 04/05 se tient la réunion avec le Comité de Gestion. Le Trésorier est une fois de plus absent. Le Président souhaite organiser de nouvelles élections pour changer notamment de Trésorier lequel n’a jamais montré de registres comptables et n’est quasiment jamais disponible lors des réunions. Ensuite, la Charte est lue et adoptée par le Président, signée par les membres présents du Comité de Gestion et par moi-même (en tant que représentant de la NVM-Togo). Avec le Président je fais un point hygiène sur les produits manquants ainsi qu’un point sur la gestion des déchets. Nous précisons et notons que la Matrone ne sépare pas les aiguilles des seringues en plastiques après utilisation, comme cela lui avait été demandé par l’Infirmier de Yometchin.

Enfin nous nous mettons d’accord sur la date du mardi 10/05 pour débuter la réalisation du trou d’enfouissement (ou « de vidage »). Le Président et les autres membres discutent pour mettre à disposition des pelles et de l’argile et faire appel à de jeunes volontaires.

Les jeudi 05 et vendredi 06/05 Eveline fait des révisions sur ce qu’elle à appris depuis début Mars. Je lui demande d’entamer une réflexion sur son rôle de Gestionnaire-Approvisionneur après mon départ. Elle travaille déjà en quasi autonomie et je l’invite à se projeter dans l’avenir : Comment va-t-elle s’organiser par rapport aux différentes tâches qu’elle doit réaliser ? Elle se montre convaincante dans ses explications et prend pleinement conscience que son travail va au delà de l’exécution de tâches établies, mais qu’elle doit aussi s’inscrire dans une logique de contrôle, d’inspection et d’évaluation.

Rapport de Martin – Partie 2

Le 14/03 J’entame la troisième semaine de formation d’Eveline.

Le menuisier devrait commencer la construction des étagères et de l’armoire cette semaine pour normalement une installation prochaine. La saison des pluies approchant, nous arrivons à la conclusion qu’il est urgent de se procurer des produits d’entretiens pour réaliser un grand ménage et des poubelles à couvercle ainsi que d’installer des grillages aux fenêtres et aux deux portes extérieures pour lutter contre les nuisibles et particulièrement les moustiques.

En ce qui concerne les membres du Bureau du Comité de Gestion ils n’ont toujours pas pu se réunir pour l’élection. Lors de la consultation sont abordés les points suivants :

-La formation d’Eveline : Une formation qui se passe bien avec une « stagiaire » très investie.

-Le compte de résultats : Le compte de résultat doit être fait tous les 26 du mois en présence de l’équipe du Centre de Santé, du Trésorier et du Président du Comité de Gestion.

-Les achats et les aménagements pour le centre de santé : Le Président insiste sur l’aspect sécurité et le besoin de disposer d’un coffre et d’une armoire sécurisée pour la caisse de la Matrone et de renforcer les portes extérieures. J’invite les membres du Comité de Gestion à réfléchir rapidement au financement, à lever leurs propre fonds et comme, cela avait été dit en février d’effectuer un appel à la population pour d’éventuels dons ou participations

Le 16/03 je rapporte à Eveline l’entretien de la veille avec le Comité de Gestion. J’insiste sur le compte de résultat à effectuer chaque 26 du mois et donc de l’’importance de bien suivre toutes les dépenses, les achats de médicaments et de consommables via la chaîne d’approvisionnement de la DDS, mais également les achats de fournitures de bureau et les frais de déplacement. L’après-midi avec Eveline et Kokou KOHOE (secrétaire et accompagnateur de la NVM-Togo) nous nous rendons à Keve afin d’y rencontrer l’Assistante Médicale-Responsable du Centre Médico-sociale (CMS), Madame Ayele ODOU. Ainsi nous aurons vu les trois acteurs de la chaîne d’approvisionnement dont le Centre de Santé d’Avedome dépend.

Elle nous inique qu’il serait bon de pouvoir réfléchir à la manière de brûler en toute sécurité les déchets médicaux (hors objets tranchant et piquant) avant enfouissement. Egalement l’importance de trouver une méthode optimale pour la décontamination des ustensiles médicaux.

Le 17/03 je demande à Eveline d’écrire et de me résumer l’entretien avec la Responsable du CMS. Ce n’est pas évident pour la jeune Gestionnaire car c’est son premier rendez-vous professionnel mais je lui dis qu’il est important qu’elle puisse se positionner comme un véritable interlocuteur.

Le vendredi 18/03 pour la fin de la troisième semaine de formation, Eveline fait des exercices pratiques sur les niveaux de stock ainsi que sur les différents outils de gestion et de suivi

Ce lundi 21/03 Eveline fait des révisions et des exercices de compréhension sur les fonctions essentielles de la Gestion et de l’approvisionnement. En effet ces révisions me permettent de m’assurer qu’elle intègre bien ces notions essentielles.

Le lendemain j’en profite pour discuter avec Eveline du fameux compte de résultat à réaliser en fin de semaine. Je lui rappel l’importance de tenir sur son registre toutes les dépenses portées à sa connaissance. Ensuite je sensibilise Eveline sur la nécessité de réaliser de temps en temps des évaluations afin qu’elle s’inscrive dans une démarche d’amélioration continue et ainsi rendre compte et proposer des solutions aux différents partis prenantes et plus particulièrement au Comité de Gestion. Ainsi nous rédigeons une fiche d’évaluation simple avec trois colonnes (Quoi, Observations, Recommandations). Je lui demande de noter ses observations et commentaires sur ce qu’elle estime à modifier, réparer ou améliorer à l’extérieur et autour du Centre de Santé. Elle remarque les mauvaises herbes et la nécessité de les enlever, le petit pont pour se rendre au Centre trop petit et pas assez solide, des seringues usagées dans le trou d’incinération (utilisé par la Matrone) ainsi que des parties du mur à réparer. Je lui explique qu’à travers cet exercice elle doit se positionner à moyen terme comme interlocutrice crédible auprès de la Matrone et du Comité de Gestion et comme actrice du développement du Centre de Santé.

Le 23/03 j’organise une séance de travail avec la Matrone. Nous abordons le compte de résultat du 25/03 et je lui pose des questions concernant le prochain inventaire et la commande que je vais réaliser avec Eveline le lundi 28 mars. J’appel l’Infirmier de Yometchin pour l’informer que nous lui remettrons le bon de commande au plus tard le 29/03, je lui communique mon numéro de téléphone afin qu’il puisse désormais passer par Eveline ou moi en ce qui concerne l’approvisionnement et plus par la Matrone. Dans l’après-midi je rencontre le Président du Comité de Gestion, j’en profite pour lui demander de vive voix la possibilité de réaliser le compte de résultat vendredi 25/03 au matin.

Le jeudi 24/03 j’informe Eveline que les étagères et l’armoire n’arriveront finalement pas cette semaine mais en début avril soit après la commande. Cela me permet de travailler avec elle sur la gestion de l’imprévu. En effet je lui indique que son activité nécessite souplesse et anticipation. En ce qui concerne notre cas nous avons alors prévu de faire un inventaire complet le 28/03 et de se rendre à Yometchin pour remettre à l’Infirmer, le bon de commande au plus tard le 29/03. Puis, dès que les étagères seront installées dans le bureau de la Gestionnaire, il faudra y transférer le stock et faire un inventaire afin de déterminer pour chaque produit le niveau de stock initial et de le noter sur chaque fiche de stock correspondante. 
Et ainsi de gérer les flux physiques, à savoir les sorties et les entrées

Le lendemain la Gestionnaire, la Matrone, le Président du Comité de Gestion sont réunis au Centre de Santé pour réaliser le compte de résultat. 
Toutes les parties collaborent et nous parvenons à réaliser le premier compte de résultat. J’invite le Président du Comité de Gestion à un entretien dans le bureau de la Gestionnaire afin d’aborder les achats et les réalisations urgentes en termes d’hygiène et de sécurité. Je fais comprendre au Président que nous attendons que le Comité de Gestion propose des solutions 
concrètes, il faut mettre les idées en pratique. Nous convenons la nécessité d’une réunion où seront conviés les membres du Comité de Gestion ainsi que la Matrone et la Gestionnaire. Le rendez-vous est fixé pour le mercredi 30/03

Le lundi 28/03 avec Eveline nous réalisons dans le bureau de la Matrone le premier inventaire complet pour la passation de commande. A l’aide de la liste standard je contrôle le stock, l’état et la date d’expiration pour chaque produit pendant qu’Eveline note sur la feuille de comptage.

Le lendemain nous passons la commande d’achat. Selon l’inventaire et les niveaux de stock il est convenu de commander 30 produits via la chaîne d’approvisionnement et 1 produit via le trésorier du Comité de Gestion. Ensuite est organisé avec le Président et le Trésorier du Comité de Gestion le calcul du coût total. Ils s’entretiennent avec la Matrone et finissent par valider la commande. Dans l’après-midi je me rends avec le Président à l’USP de Yometchin pour remettre le Bon de Commande à l’Infirmier.

Il est convenu d’utiliser le bon de commande officiel ; Pour la désignation certains noms de produits doivent être écrits avec leurs dénominations complètes en indiquant systématiquement la forme galénique. Enfin, en ce qui concerne la quantité il ne faut pas indiquer le nombre de « boite » mais le nombre de comprimés ou ampoules

Le mercredi 30/03 se tient la réunion. 
J’invite le Président à nous communiquer ce que le Comité de Gestion compte mettre en place. Il m’informe qu’il doit s’entretenir avec le trésorier afin de faire les achats au marché très rapidement. Il s’agit du sceau avec couvercle, des poubelles avec couvercle et autres produits d’entretien.

Le Lundi 04 / 04 nous terminons de renseigner les informations sur le « rumeur » avec les clarifications et précisions de la Matrone sur la dénomination de certains médicaments. Dans le même temps la Matrone m’informe que le menuisier est passé samedi dernier pour prendre les mesures des fenêtres et des portes extérieures dans l’optique de réaliser les cadres pour les grillages anti-nuisibles. J’appel le menuisier pour l’informer que les grillages vont être remis au trésorier pour mise à disposition.

Mardi, Eveline révise la notion d’inventaire. Ensuite dans le cadre d’une visite du Centre de Santé prévue le lendemain, j’invite Eveline à parler de son activité et des réalisations en cours ; Elle se présente et parle de son poste puis m’invite à visiter l’extérieur et l’intérieur du Centre de Santé tout en m’informant des futurs changements relatifs à l’hygiène et à la sécurité.

Ce mercredi 06/04, Charlotte, une bénévole française d’AIME et un volontaire togolais de la NVM sont venus au Centre de Santé.

Le lendemain nous travaillons sur l’oral et la prise de parole en publique. Ensuite j’aborde la nécessité de réaliser rapidement, dès la semaine prochaine un désherbage autour et surtout derrière le centre. Une attention particulière est portée sur le petit trou creusé par la Matrone envahie par les herbes où ont notamment été jetées des seringues usagées donc dangereuses

Ce vendredi 8/04 j’appel le menuisier pour savoir si les étagères et l’armoire vont arriver ce jour comme convenu. Il me dit qu’il est souffrant et qu’elles seront installées lundi 11/04 dès 9h00. Je me permets de lui dire que ce n’est pas la première fois que la date est reculée et que cela nous met dans l’embarras.

Président du Comité de Gestion vient nous rejoindre nous informe que la réalisation de cadres avec grillages pour lutter contre les nuisibles est en cours et que les achats concernant l’hygiène vont pouvoir se faire dès samedi voire plus tard la semaine prochaine. J’attends que les déclarations soient suivies des faits. J’aborde la question du désherbage, le Président va mobiliser des forces humaines et les outils pour le réaliser dès le lundi matin.

Je vois Eveline de plus en plus concernée et impliquée dans son rôle de Gestionnaire, désormais elle travaillera en semi-autonomie.

Voici le rapport numéro 3 !

Rapport de Martin – Partie 1

 

A mon arrivée au village d’Avédomé, le 17 Février 2016, je suis accueilli par le chef du village et le Comité Villageois de Développement, et dès le lendemain je rencontrais l’infirmière Antoinette SOKPA, communément appelée la Matrone. Dans un premier temps, j’ai évalué la situation actuelle à savoir observer et réaliser des entretiens, afin de mettre en place une méthodologie et accompagner le changement.
J’ai ensuite eu la visite d’un des membres du Comité de Gestion, qui assurent la supervision du centre de santé. Ils m’ont présenté un jeune homme de formation infirmier afin qu’il devienne le futur Gestionnaire.

Quelques jours plus tard, je réalise ma première séance de travail avec la Matrone, en lui posant des questions sur son activité médicale ainsi que sur la gestion actuelle des produits. Je décide ensuite de présenter à la Matrone un outil de suivi/gestion que je compte mettre en place, à savoir une fiche de demande interne permettant la sortie du stock des produits demandés par la Matrone pour une mise à disposition par le Gestionnaire. Nous réfléchissons également à installer des grillages aux fenêtres et une « garde » à la porte pour lutter contre les nuisibles et reptiles.
Il est également prévu de s’entretenir avec le comité sur la nécessité de convenir d’un budget nettoyage (poubelles à couvercle : produits d’entretien). En ce qui concerne la sécurité, il est important de se prémunir du vol et de l’intrusion, nous pensons à installer des barres de fer avec cadenas et de disposer d’une armoire à clé pour les produits rares et/ou chers. Pour la prévention de l’incendie, des sceaux de sable à couvercle pourront être disposés près des portes. Enfin pour ce qui est de la gestion des déchets médicaux la Matrone les brûle dans un trou dehors, bien qu’elle ne soit pas rassurée de cette méthode, et demande une solution.

Ensuite, je rencontre les membres du Comité de Gestion qui me font part d’une nouvelle. Ils n’ont pas les fonds nécessaires pour assurer un salaire au nouveau Gestionnaire, et préfèrent alors nommer un jeune du village. Le jeune homme de formation infirmer n’est donc plus d’actualité. Ensuite sont abordés d’autres sujets et j’apprends qu’une pièce pourra être aménagée dans le centre de santé pour y installer le bureau du futur gestionnaire et la stockage des produits.

Le 23 Février, une importante séance de travail est réalisée avec la Matrone. L’objectif étant de récolter les éléments me permettant de réaliser une liste standard des produits afin de mettre en place et d’expérimenter une stratégie d’approvisionnement. A mon arrivée, je vois une femme allongée sur le lit au fond de la pièce. La Matrone m’informe alors qu’elle a accouché la nuit dernière et qu’elle se repose avec son bébé. Et ce n’est pas tout, notre entretien est ponctué par la venue de nouveaux patients : une petite fille pour un test paludisme, un homme âgés pris en charge suite à une chute, puis une femme enceinte et quatre mères et leurs enfants. J’ai ainsi pu me rendre compte de la nécessité d’aménager un espace adapté et sécurisé permettant les soins et la vaccination.

Cette séance de travail traite ensuite de l’entretien sur les acteurs et les mouvements logistique et transport constituant la chaine d’approvisionnement. Nous abordons également le calendrier de passation de commande, de la comptabilité et des rapports.

J’ai rencontré l’Infirmier d’Etat, Monsieur Komlanvi KPASSEGNA, dont le centre d’Avédomé dépends en ce qui concerne la passation de commande, l’achat et l’approvisionnement des produits. Il m’informe alors qu’une commande par mois est réalisée. Il est alors nécessaire de m’adapter à cette réalité et de prévoir suffisamment de produits lors de la passation de commande avec une attention particulière pour les produits avec une plus grande fréquence d’utilisation.

Je fais également part au Comité de cette entrevue avec l’infirmier d’Etat et de sa requête de disposer d’un endroit adapté pour la vaccination avec à proximité un pèse bébé mural. Enfin, j’aborde la nécessité de disposer dans le bureau de la Matrone, d’un coffre ou petite armoire sécurisée pour la caisse. Les membres du Comité m’informent qu’ils avaient déjà réfléchit sur ces points. L’échange à été très positif.

Le 29 février, c’est l’arrivée de la stagiaire Gestionnaire. Elle se nomme Eveline HODOR. Nous commençons sa formation et abordons les niveaux de stock avec exercices. Ensuite nous étudions la chaîne d’approvisionnement propre au district sanitaire de l’Avé. L’après midi nous abordons l’inventaire et nous faisons une première lecture de la méthodologie avec une présentation des différents outils de gestion et de suivi.
Quelques jours plus tard, je retrouve Eveline et lui remets un classeur avec la méthodologie, les fiches métier et chaîne d’approvisionnement, les explications sur les formes galéniques ainsi que les outils de suivi. Nous travaillons sur les fonctions approvisionnement et gestion de stock avec l’appui des schémas et des illustrations.

Le lendemain j’organise une séance de travail pour Eveline sur les formes galéniques et leur voie d’administration avec un exercice d’observation des différents produits présents dans le bureau de la Matrone. Je lui pose des questions sur les différents outils de gestion et de suivi ainsi que sur le calendrier des tâches. Je constate alors qu’Eveline est de plus en plus en confiance et s’investit d’avantage chaque jour.

Quand la première semaine de formation s’achève , je remets à Eveline une copie d’un guide élaboré par l’Unicef et l’OMS intitulé « Principes directeurs applicables au stockage des médicaments essentiels et autres fournitures médicales ». Je lui explique l’importance de ce document qui donne des informations et des méthodes de gestion et de stockage adaptées aux structures de santé, comme celle d’Avédomé.

Le 5 Mars, je me rends à Aného pour le week-end et ai l’opportunité de rencontrer en son palais le Roi de la ville Togbé Ahuawoto Savado Zankli LAWSON VIII. Il a fondé la clinique de la ville et est intéressé par la méthode que je mets en place à Avédomé. Il me remet sa carte que j’ai par la suite transmise au Président Agbemafle DOSSOU de la NVM Togo pour qu’il puisse prendre contact et développer le réseau de son association.

La formation reprend le 8 Mars. Une grosse pluie est tombée toute la matinée et nous devons gérer un premier problème. Une fuite d’eau s’est déclarée dans le bureau de la Matrone au dessus de son bureau. Une bonne partie de ses documents de travail sont mouillés. J’en profite alors pour sensibiliser Eveline sur sa future et très prochaine mission, elle devra contrôler l’infrastructure et déclarer tous problèmes.
Le lendemain, nous travaillons sur les fiches de stock avec la liste des produits à l’appui. Ensuite, nous avons une séance de travail avec la Matrone et la Gestionnaire en formation sur le compte de résultat mensuel.
En ce qui concerne les « petits achats » et les frais de transport la Matrone fait une demande auprès du Trésorier du Comité de Gestion qui fait lui-même les achats ou rembourse les frais de transport. Il est prévu de demander au Trésorier de mentionner le coût et de rapporter les factures afin que la Gestionnaire et la Matrone suivent ces dépenses pour la réalisation du Compte de résultat en chaque début de mois à date fixe.

Le 10 Mars, nous reprenons notre travail sur les fiches de stock. Les 44 fiches produit sont renseignées. Je remets alors à Eveline le classeur avec ces 44 fiches suivi des mouvements d’entrée et de sortie des médicaments, fournitures et consommables médicaux.

A la fin de la deuxième semaine de formation, nous faisons la liste des produits et des équipements nécessaires en termes d’hygiène, de sécurité et de gestion des déchets médicaux. A savoir la partie Infrastructure et Environnement pour le développement du Centre de Santé. Je sensibilise Eveline sur l’importance de réaliser ces changements et je l’informe qu’une consultation est prévue sur le sujet avec les membres du Comité de Gestion. Il sera notamment abordé la date des achats et / ou de réalisation des travaux ainsi que la répartition financière entre le Comité de Gestion du centre de Santé et la NVM-Togo.
Des la fin du mois, il est prévu de faire un inventaire complet et de passer commande auprès de l’Infirmer d’Etat.

Voilà pour mon premier mois au centre de santé d’Avédomé. Le projet avance bien !

Voici le rapport numéro 2 ! 

Je suis arrivé le 17 février dans le village d’Avedome, dans la région de l’Ave à 60 km de Lomé. Le village est entouré de pistes de terre rouge et bordé par la brousse. J’ai quitté Paris en hiver et je me retrouve dans la grande chaleur humide.

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Village d’Avedomé

La première rencontre avec les habitants est chaleureuse. J’apprends mon premier mot en ewe, une des langues répandues au sud : « yovo » ce qui veut tout simplement dire blanc. Mon lieu d’habitation dispose d’une cour où évoluent chèvres et poules. A peine installé le chef et des notables du village viennent me rencontrer, j’observe et apprends les salutations d’usage puis j’explique la raison de ma venue. Je vais travailler à la mise en place d’une méthodologie relative à l’approvisionnement et à la gestion du Centre de Santé ainsi qu’à la formation du Gestionnaire. Le lendemain je rencontre l’infirmière du Centre appelée la Matrone. Mon intérêt est d’installer un climat de confiance régi par un rapport d’échange pour une bonne collaboration future.

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Stock au 18 février

Je découvre la cuisine locale, la bouillie de tapioca, le foufou (pate de manioc ou igname avec une sauce bien pimentée) ou encore le ablo (pate de maïs sucré). Je goûte aussi les boissons locales (avec modération bien sûr) que sont le vin de palme et le togo-gin.

Retournons à la mission ! Je rencontre dès le 29 février une jeune femme choisie par le village pour suivre la formation et devenir la Gestionnaire-Approvisionneur du Centre de Santé. C’est un beau challenge pour moi. Je dois former quelqu’un qui n’a jamais abordé les questions de gestion de stock et d’approvisionnement et dont la langue première n’est pas le français. Cela m’invite à me remettre en question et à gagner en souplesse. Je comprends rapidement que je me dois d’être quelque peu créatif en utilisant le français facile, des illustrations et des comparaisons imagées. J’invite également la jeune femme à expliquer ce qu’elle a compris aussi bien en français qu’en ewe afin de lui permettre de gagner en confiance. Au bout de presque un mois de formation je sens la motivation et la ténacité de la future Gestionnaire.

Après le travail, mon séjour est ponctué de visites dans le sud. La capitale Lomé bien sûr, mais également la ville de Aného et le lac Togo à la frontière béninoise ou encore la ville de Tsevie et son beau marché animé. Mes débuts au Togo sont prometteurs pour la suite !

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    Plage d’Aného