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Rapport de Martin – Partie 3

Ce lundi 11/04 Eveline organise le désherbage avec la Matrone et quelques enfants volontaires. Plus tard dans la matinée les étagères et l’armoire sont réceptionnées. Nous allons pouvoir réaliser le transfert de stock, déterminer les stocks initiaux et effectuer la première sortie interne de produits via le Bon de Sortie. Je reçois un appel de l’Infirmier de Yometchin concernant l’arrivée de la facture pro forma de la commande du 29/03. Il m’indique que le coût total est de 84 000 FCFA et l’indisponibilité de certains produits. Cette somme doit lui être remise pour validation et déclencher l’acheminement des dits produits.

Le lendemain la Matrone est absente. J’en profite pour organiser une séance de travail avec Eveline afin que l’on puisse bien s’organiser pour le transfert et la gestion de stock à réaliser le lendemain. Voici ce qui est prévu :

  • Sensibilisation de la Matrone et rappel de la nouvelle organisation.
  • Réalisation d’un inventaire pour déterminer les stocks initiaux de chaque produit.
  • Transfert de stock dans le bureau de la Gestionnaire pour classement, contrôle et inscription des stocks initiaux sur les fiches de stocks correspondantes.
  • Expérimentation du Bon de Sortie avec la Matrone pour mise à disposition d’une quantité adaptée de produits dans le bureau de celle-ci.

Mercredi 13/04 nous attendons l’arrivée de la Matrone pour réaliser le transfert et expérimenter la nouvelle méthode. Nous sommes rejoint par le Président du Comité de Gestion qui nous annonce qu’il n’a pas réussi à rencontrer le Trésorier, lequel rencontre des problèmes personnels, et qu’à cet effet les achats de produits d’entretien vont accuser un certain retard. Je lui demande ce qu’il en est de la commande s’élevant à 84 000 FCFA et devant être réglée. Il m’informe que le problème est le même, c’est le Trésorier qui dispose des fonds et sans son accord aucune transaction n’est possible. Je fais part de mon inquiétude et signifie au Président qu’il est très compliqué qu’un projet important comme la bonne conduite d’un Centre de Santé dépende d’un seul homme ne pouvant, du moins pour le moment, assumer pleinement son rôle. Le trésorier aurait dû communiquer sur le fait qu’il n’est pas en mesure de remplir sa fonction et transmettre les fonds au Président pour éviter notamment le blocage de la facture pro forma retardant la livraison des médicaments.

Le président m’informe qu’il va se rendre chez le Trésorier. La Matrone finit par arriver. Avec Eveline nous allons pour s’entretenir avec elle. La Matrone me fait part que désormais elle veut que tous les produits restent chez Eveline, la Gestionnaire. Je comprends très vite que la Matrone ne veut plus assumer la fonction vente des soins et des médicaments qui lui revenait jusqu’alors. Je lui rappelle qu’ensemble nous avions déterminé la séparation des métiers, il était clairement stipulé que la Matrone conservait la fonction Vente quand la Gestionnaire endossait notamment les fonctions Approvisionnent et Gestion de Stock. Elle a également été sensibilisée à l’outil partagé du Bon de Sortie pour que la Gestionnaire puisse mettre à disposition une quantité suffisante de produits dans son bureau, lui permettant ainsi de continuer à faire les prescriptions et les ventes des soins et des médicaments.

La Matrone était clairement d’accord mais il semble qu’elle profite de l’arrivée d’Eveline pour se décharger des ventes. Ce constat est partagé par le Président du Comité de Gestion. Eveline n’est pas en mesure d’assumer la responsabilité de ventes et compte tenu des ressources humaines actuelles et des moyens financiers limités du Comité de Gestion il n’a jamais été prévu pour le moment de recruter une troisième personne à la comptabilité interne et à la gestion des ventes. La Matrone me montre ses limites et je m’en remets au Président du Comité de Gestion. Celui-ci est allé aussitôt s’entretenir avec le Chef du Village d’Avedome. Avec Eveline, nous réalisons tout de même l’inventaire, le transfert de stock et le Bon de Sortie pour mise à disposition d’une partie des produits dans le bureau de la Matrone (sans la collaboration de cette dernière). Le Président du Comité de Gestion revient et m’informe que le Chef ne comprend pas l’attitude et le désaccord soudain de la Matrone quand tout avait été clairement décidé, dès Février, entre toutes les parties prenantes du projet. Il est convenu que le Président et le Chef s’entretiennent avec la Matrone pour tenter de résoudre cet imprévu afin d’éviter que cela se transforme en véritable crise.

Vendredi, je rencontre le Trésorier qui m’informe qu’il s’est rendu la veille directement à Asahoun auprès de la Direction du Distrct Sanitaire pour remettre la somme de la facture pro forma et ainsi déclencher la livraison. Les produits médicaux arriveront prochainement. Ensuite, je me rends au Centre de Santé pour m’entretenir avec Eveline sur le problème survenu avec la Matrone. Elle me fait part de ses inquiétudes et de la difficulté qu’elle aura à travailler dans ces conditions. Je la rassure en lui confirmant qu’elle fait du très bon travail et que le Comité de Gestion reconnaît son implication.

Lundi 18/04 je fais avec Eveline un point sur la commande et la livraison. Pour rappel le 29/03 nous avons passé commande auprès de l’Infirmier de Yometchin. Le 11/04 au matin ce dernier nous a informé que la commande était prête à Lomé et qu’il fallait régler la somme de la facture pro forma après validation. Le trésorier était absent et injoignable ce qui a provoqué un retard de 3 jours. Le 14/04 le Trésorier a réglé la somme de la facture à Asahoun et depuis nous sommes dans l’attente de la livraison. De plus, suite à l’incident survenu avec la Matrone il est décidé de changer quelque peu le process concernant le Bon de Sortie. Désormais, dès réception de commande ou besoin, la Gestionnaire remplie le Bon de sortie et met à disposition une quantité suffisante chez la Matrone en s’appuyant sur un inventaire et les niveaux de stocks. Il sera seulement demandé à la Matrone de signer pour accuser bonne réception ou mise à disposition.

Le lendemain j’appelle l’Infirmier de Yometchin qui m’informe que la commande est livrée et que nous pouvons venir la chercher dès maintenant. Avec Eveline nous partons en taxi moto à L’USP de Yometchin. Dès notre arrivée nous somme accueilli par l’Infirmier et nous entamons la réception et le contrôle de notre commande.

  1. Contrôle documentaire et financier : L’infirmier nous remet la commande initiale avec des notations ainsi que les deux factures. Les factures regroupent également la commande de Yometchin, nous faisons la distinction et recalculons les montants en rapport avec les quantités demandées. Certains produits sont indisponibles ou en quantité inférieure et ont été ajoutés au coût total lors de la facture pro forma. Deux produits ont également été facturés et ne sont pas présents dans la commande, l’infirmier nous informe qu’ils seront normalement livrés plus tard, dans le cas contraire la somme sera remboursée.
  2. Contrôle physique : Nous vérifions la quantité ainsi que la date d’expiration et l’état général des produits.
  3. Retour au Centre de Santé d’Avedome pour classement par ordre alphabétique et selon la forme galénique puis contrôle de la qualité.
  4. Elaboration du Bon de sortie, mise à disposition et classement dans le bureau de la Matrone.

Nous faisons un point, en compagnie du Président du Comité de Gestion, sur le prochain compte de résultat, les prix des produits et sur les achats relatifs à l’hygiène. Enfin, le Président m’informe qu’il a élaboré une liste de produits d’hygiène, il m’annonce qu’il a pu se procurer quelques produits d’entretien et que le reste sera acheté dès samedi prochain.

Mercredi 20/04 Eveline renseigne sous ma supervision les fiches de stock pour chaque produit reçu. Ensuite elle inscrit sur le document de Gestion des Achats le prix unitaire et le montant de chaque produit ainsi que la date de réception de la commande. Cet outil permet un suivi et une lecture claire lors de la réalisation du compte de résultat. Après avoir terminé le suivi, une séance de travail est organisée avec la Matrone.

Je lui précise que suite à l’incident du 13/04 j’ai préféré prendre mes distances et voir comment les choses allaient évoluer. Constatant l’apaisement je lui signifie que nous pouvons repartir sur de bonnes bases. Je lui montre la commande et l’informe des produits non disponibles. Je lui expose ensuite le Bon de Sortie tout en listant les produits et les quantités que l’on a classés sur ses étagères. Je lui demande d’approuver le Bon de Sortie, elle y inscrit son nom et la date de mise à disposition (le 19/04).

Le lendemain je demande à Eveline de réaliser un Etat des lieux/évaluation au sujet de nos dernières observations hygiène et sécurité du Centre de Santé (et des zones de stockage en particuliers). En effet mardi 19/04 nous avons trouvé un nid d’adzadza (un insecte) sous le bureau de la gestionnaire, que nous avons détruit. Ensuite lors de la mise à disposition des produits dans le bureau de la Matrone nous avons remarqué la présence d’excréments de chauves-souris sur les étagères du haut à proximité des médicaments, cela est récurrent et constitue un risque de contamination. En plus de ces deux constats, il y’a les cartons (servant de poubelles) peu vidés, attirant diverses insectes et lézards. Il en résulte qu’il faut réaliser de toute urgence un grand ménage et installer les fameux filets/grillages anti nuisibles aux fenêtres et aux portes extérieures. De plus nous mentionnons l’état de la poignée et des vis de la porte principales lesquelles sont rouillées. J’appelle le Président du Comité de Gestion, je lui demande de venir avec le Trésorier le lendemain matin pour un entretien afin qu’ils puissent se rendre compte de l’insalubrité et ainsi accélérer le mouvement. J’insiste sur la présence du Trésorier qui a peu été impliqué ces derniers temps.

Ensuite je fais avec Eveline une vérification des prix à l’achat. Je constate 2 erreurs et 4 fluctuations de prix.

Ce vendredi 22/04 nous recevons le Président qui nous informe que le Trésorier n’est pas sûr de venir. Les absences de ce dernier sont récurrentes démontrant un manque d’implication flagrant. Il est nécessaire de gérer ce problème. Commun accord avec le Président nous décidons de penser sérieusement à l’éventualité de révoquer le Trésorier en référence à l’article 2 de la Charte du Comité de Gestion (« Les membre … peuvent être révoqués à tout moment en cas de faute grave prouvée dans l’accomplissement de leurs missions respective »). Un document a été rédigé à cet effet. Le Président se verrait transférer la totalité des fonds de gestion et endosserait la fonction de Trésorier quand la Vice-présidente, Madame Wono ADOKANOU, celle de Présidente. Ceci de manière temporaire et exceptionnelle adaptée à la situation présente, en attendant la tenue d’élections des membres de bureau.

D’ailleurs ces élections deviennent assez urgentes, en effet le Président me signifie que depuis le 13/04 le Secrétaire Kokou TRETOU n’est plus disponible. Quant au Conseiller Monsieur Kokou KALE, il a donné sa démission le 15/04. Le Trésorier finit par arriver avec 2 heures de retard. Tout en lui montrant la charte, je lui explique la situation. Après une discussion, il explique qu’il veut rester le Trésorier et que grâce à mon recadrement il prend pleinement conscience de l’importance de son rôle, il promet d’être davantage impliqué. Une fois la situation réglée, avec Eveline nous leur rendons compte de la présence de nuisibles et de l’état de l’hygiène dans le Centre de Santé. Ils nous assurent que les choses vont se mettre rapidement en place. Enfin nous abordons le compte de résultat pour le 26/04 et convenons de se réunir ce jour à 8h00.

Ce lundi 25/04 je demande à Eveline de préparer le compte de résultat et les questions à poser au Comité de Gestion et à la Matrone. Elle prépare ensuite l’inventaire qui sera également effectué le lendemain.

Le lendemain, le Président et le Trésorier arrivent à l’heure. Ils viennent avec deux grandes poubelles à couvercle de couleur différente, du détergent et un grand chiffon pour les étagères. Ils m’informent qu’ils vont ramener le reste bientôt. En ce qui concerne les filets/grillages anti-nuisibles ils ont du mal à contacter le menuisier. A ma surprise le Président a convoqué les autres membres du Comité de Gestion, une petite réunion s’improvise ainsi. Nous nous mettons d’accord pour une réunion formelle le jeudi 28/04 à 14h00 afin d’aborder la tenue prochaine des élections et de sensibiliser toutes les personnes concernées à la Charte. Il est également prévu d’aborder les décisions et les avancées en termes d’achat et réalisation pour l’hygiène et la sécurité. Ensuite nous nous réunissons avec le Président, le Trésorier et le Secrétaire dans le bureau de la Matrone pour le compte de résultat.

Je vois bien que cette dernière n’est pas encline à une collaboration optimale. J’essaye d’aller à l’essentiel pour éviter un autre conflit. Dans la partie salaire il est rajouté 10 000 FCFA pour la Gestionnaire. C’est un bon début. Cette décision du Comité de Gestion est récente et vient à point nommer dans une période marquée par des tensions et la gestion des imprévus. Eveline se voit récompenser, elle est plus motivée pour l’avenir. Après calcul il en ressort une perte de – 53 521 FCFA. Les ventes de la Matrone ont été de 68 400 F et les dépenses de 121 921 F.

Le Président me signifie qu’il y’a des fonds pour les prochaines dépenses. Enfin Eveline fait l’inventaire avec une certaine autonomie. La prochaine commande est dite de réajustement, elle compte 14 produits dont 6 réenclenchés, non disponibles lors de la dernière commande. Le lendemain, mercredi 27/04, étant férié pour la fête de l’indépendance, je demande au Président de prendre rendez-vous avec Eveline dans l’après-midi pour valider la commande et la remettre à l’Infirmier de Yometchin. Je souhaite ne pas être présent pour la remise de la commande afin qu’Eveline puisse s’inscrire pleinement comme Gestionnaire et être considérée comme véritable référente de la Case de Santé d’Avedome.

Eveline a pu faire confirmer la commande par la Matrone et la faire valider par le Trésorier et le Président du Comité de Gestion. L’Infirmier a salué la qualité du document.

Jeudi 28, la réunion prévue avec le Comité de Gestion n’a pu avoir lieu en raison de l’absence de ses membres.

Le lendemain j’ai un entretien avec le Président du Comité de Gestion. Il me fait part de son désarroi devant le manque de sérieux de certains mais ne baisse pas les bras. Il énumère les points qu’il faut rapidement soulever : la prise de connaissance et la validation de la charte ; l’organisation et la tenue de prochaines élections, l’arrêt d’une date en Mai pour la réalisation du trou d’enfouissement et d’un trou plus petit, de calcination. En ce qui concerne la gestion des déchets il est utile de préciser qu’il en existe plusieurs :

  • Les déchets métalliques (les aiguilles (séparée des seringues) usagées doivent être collectées dans une boîte de sécurité et font l’objet d’un ramassage mensuel d’une voiture du District Sanitaire de l’Ave).
  • Les flacons de verre de « format ampicillines » sont entassés dans un carton puis récupérés par des revendeurs.
  • Le verre (ampoules et bouteilles de sirop) est disposé dans un carton pour être broyé.
  • Les déchets dangereux et combustibles (seringues, gants, coton, mouchoirs avec du sang ou liquide séminal) doivent être jetés dans une poubelle spécifique, à couvercle.
  • Les déchets dits « classiques » sont jetés dans d’autres poubelles à couvercles présentes dans les bureaux.

Nous parlons également de la Matrone, de son manque de volonté à collaborer. Il pense très sérieusement à la possibilité d’un licenciement de la Matrone si cette dernière ne part pas d’elle-même ou continue de compromettre l’organisation et de ne pas respecter certaines consignes. Je le suis dans son raisonnement.

Dimanche 01/05 les filets anti nuisibles ont été installés aux 9 fenêtres, ce qui est une très bonne chose.

Lundi 02/05 Eveline renseigne le « Rumeur » pour la période du 26/03 au 25/04, le document de suivi des consommations journalières. Pour ce mois elle a pu noter les stocks initiaux pour chaque produit en s’appuyant sur l’inventaire du 28/03. En ce qui concerne les filets anti nuisibles, Eveline remarque que les insectes sont moins présents.

Le lendemain Eveline réalise un ménage dans son bureau avec eau et détergent malgré le fait que le Trésorier n’a pas encore acheté un balai long manche adapté. La Gestionnaire a bien compris qu’un bon nettoyage limitait la présence de nuisibles dans ce lieu de stockage. Le Trésorier a apporté 2 bidons qui pourront être utilisés comme conteneur d’eau ou encore sceau pour le ménage.

Mercredi 04/05 se tient la réunion avec le Comité de Gestion. Le Trésorier est une fois de plus absent. Le Président souhaite organiser de nouvelles élections pour changer notamment de Trésorier lequel n’a jamais montré de registres comptables et n’est quasiment jamais disponible lors des réunions. Ensuite, la Charte est lue et adoptée par le Président, signée par les membres présents du Comité de Gestion et par moi-même (en tant que représentant de la NVM-Togo). Avec le Président je fais un point hygiène sur les produits manquants ainsi qu’un point sur la gestion des déchets. Nous précisons et notons que la Matrone ne sépare pas les aiguilles des seringues en plastiques après utilisation, comme cela lui avait été demandé par l’Infirmier de Yometchin.

Enfin nous nous mettons d’accord sur la date du mardi 10/05 pour débuter la réalisation du trou d’enfouissement (ou « de vidage »). Le Président et les autres membres discutent pour mettre à disposition des pelles et de l’argile et faire appel à de jeunes volontaires.

Les jeudi 05 et vendredi 06/05 Eveline fait des révisions sur ce qu’elle à appris depuis début Mars. Je lui demande d’entamer une réflexion sur son rôle de Gestionnaire-Approvisionneur après mon départ. Elle travaille déjà en quasi autonomie et je l’invite à se projeter dans l’avenir : Comment va-t-elle s’organiser par rapport aux différentes tâches qu’elle doit réaliser ? Elle se montre convaincante dans ses explications et prend pleinement conscience que son travail va au delà de l’exécution de tâches établies, mais qu’elle doit aussi s’inscrire dans une logique de contrôle, d’inspection et d’évaluation.